Simulasi PR krisis memungkinkan Anda untuk berlatih bagaimana publik akan bereaksi terhadap pernyataan Anda, waktu penyampaiannya, dan pilihan juru bicara Anda sebelum krisis nyata atau peluncuran yang berisiko. Anda mengunggah skenario dan draf pesan Anda, ratusan agen AI dengan pandangan berbeda mendiskusikannya dalam jaringan sosial simulasi, dan seorang agen analis melaporkan versi mana yang meredakan perdebatan dan mana yang memperburuknya. Ini mengubah permainan tebak-tebakan yang menegangkan menjadi latihan yang dapat Anda ulangi dan bandingkan.
Mengapa komunikasi krisis perlu latihan?
Dalam situasi krisis, pernyataan pertama seringkali lebih penting daripada semua yang menyusul. Jika berbicara terlalu sedikit, orang akan mengisi keheningan dengan spekulasi. Jika berbicara terlalu banyak, Anda akan menciptakan pertanyaan baru. Jika memilih orang yang salah untuk berbicara, pesan akan diabaikan, betapapun baiknya pesan itu ditulis.
Sebagian besar organisasi menyiapkan rencana krisis, tetapi jarang menguji rumusan kata-katanya terhadap orang-orang yang akan membacanya. Latihan simulasi biasanya melibatkan tim internal, yang memiliki asumsi yang sama. Simulasi menambahkan pandangan dari luar: pelanggan, kritikus, jurnalis, karyawan, dan pengamat biasa, yang masing-masing bereaksi dengan caranya sendiri.
Latihan sangatlah bermanfaat:
- sebelum peluncuran produk yang berisiko, perubahan harga, atau restrukturisasi;
- ketika Anda tahu bahwa berita negatif mungkin akan muncul, misalnya setelah audit atau suatu insiden;
- saat Anda ingin menyiapkan pernyataan penahanan untuk risiko berulang seperti pemadaman listrik, penarikan produk, atau masalah data.
Kesenjangan antara perusahaan dan publik
Krisis sering kali diperparah oleh kesenjangan antara bagaimana perusahaan melihat situasi dan bagaimana publik melihatnya. Di dalam organisasi, ceritanya berfokus pada akar penyebab, proses, dan risiko hukum. Di luar, ceritanya lebih sederhana: "Apakah ada orang yang terluka? Apakah mereka tahu? Apakah mereka peduli? Akankah hal ini terjadi lagi?"
Simulasi membuat kesenjangan ini terlihat. Saat agen bereaksi terhadap pernyataan Anda, perhatikan hal-hal berikut:
- Kata-kata yang terdengar defensif. Frasa seperti "insiden terisolasi" atau "sesuai dengan peraturan" mungkin akurat tetapi sering kali terdengar meremehkan.
- Jawaban yang hilang. Jika agen terus menanyakan pertanyaan yang sama, pernyataan Anda memiliki celah.
- Ketidaksesuaian nada. Suara merek yang ceria bisa terlihat janggal ketika orang-orang sedang khawatir.
- Keraguan akan kredibilitas. Agen mungkin menerima fakta tetapi tidak mempercayai sumbernya.
Wawancara dengan masing-masing agen setelah penayangan iklan sangat berguna di sini. Tanyakan kepada agen layanan pelanggan yang skeptis apa yang akan membuat permintaan maaf itu dapat dipercaya, atau tanyakan kepada agen jurnalis kalimat mana yang akan mereka kutip.
Cara kerja simulasi PR krisis
Di InfoDome, Anda mengunggah dokumen yang menjelaskan situasi: ringkasan insiden, draf siaran pers, tanya jawab internal, liputan sebelumnya tentang perusahaan Anda, atau deskripsi peluncuran yang direncanakan. File PDF, Markdown, dan TXT didukung. Kemudian Anda menjelaskan dengan kata-kata sederhana apa yang ingin Anda prediksi, misalnya: "Bagaimana reaksi pelanggan dan media dalam 48 jam pertama jika kami menerbitkan pernyataan ini di pagi hari, dan CEO berbicara?"
InfoDome membangun grafik pengetahuan tentang orang, organisasi, dan kelompok dalam dokumen Anda serta tautan di antara mereka. Kemudian, InfoDome menciptakan ratusan agen AI, masing-masing dengan karakter, posisi, dan memori jangka panjangnya sendiri. Beberapa mewakili entitas bernama nyata dari materi Anda, seperti perusahaan Anda, regulator, atau pesaing; yang lain mewakili pelanggan dan pengamat biasa.
Para agen berinteraksi di platform mirip Twitter dan forum mirip Reddit secara paralel, untuk sejumlah putaran yang dipilih, seperti 10, 20, atau 40. Ingatan mereka diperbarui seiring berjalannya cerita. Pada akhirnya, seorang agen analis menulis laporan prediksi, dan Anda dapat mewawancarai agen mana pun atau mengajukan pertanyaan lanjutan kepada analis. Skenario PR krisis memberi Anda titik awal yang siap pakai.
Yang perlu diuji: pernyataan, waktu, juru bicara
Latihan yang baik mengubah satu variabel pada satu waktu, sehingga Anda dapat melihat apa yang membuat perbedaan.
Pernyataan tersebut. Bandingkan pernyataan singkat yang bersifat menahan dengan penjelasan yang terperinci. Bandingkan permintaan maaf yang menyebutkan masalah dengan permintaan maaf yang berbicara secara umum. Uji apakah menyertakan langkah-langkah konkret selanjutnya, seperti kompensasi atau peninjauan, mengurangi kemarahan.
Pengaturan waktu. Anda tidak dapat sepenuhnya mensimulasikan ruang redaksi menit demi menit, tetapi Anda dapat membandingkan berbagai skenario: pernyataan sebelum berita menyebar versus setelah unggahan penting pertama, atau pengumuman tunggal versus serangkaian pembaruan. Jelaskan urutan tersebut dalam dokumen dan petunjuk Anda.
Juru bicara. Kata-kata yang sama dari seorang CEO, pemimpin teknis, kepala layanan pelanggan, atau pakar independen dapat diterima dengan sangat berbeda. Jalankan variasi di mana hanya pembicara yang berubah dan bandingkan bagaimana agen menggambarkan ketulusan perusahaan.
Karena simulasi bervariasi dari satu kali percobaan ke percobaan lainnya, carilah perbedaan yang berulang di seluruh percobaan daripada mengandalkan satu hasil saja.
Contoh kasus: penarikan produk yang tertunda
Sebuah perusahaan pembuat peralatan rumah tangga berukuran menengah menemukan bahwa sejumlah ketel listrik mungkin mengalami panas berlebih. Tidak ada laporan cedera, tetapi sebuah kelompok konsumen sudah mengajukan pertanyaan. Tim komunikasi mengunggah ringkasan insiden, dua draf pernyataan, profil singkat perusahaan, dan artikel berita sebelumnya tentang penarikan produk pesaing.
Draf A bersikap hati-hati: "Kami menyadari adanya laporan dan sedang menyelidikinya. Keselamatan pelanggan adalah prioritas kami." Draf B lebih lugas: menyebutkan model-model yang terpengaruh, menjelaskan cara memeriksa nomor seri, menawarkan penggantian gratis, dan menyatakan bahwa kepala keamanan produk akan menjawab pertanyaan dalam sesi langsung keesokan harinya.
Setelah 20 putaran, debat simulasi seputar draf A didominasi oleh spekulasi. Agen yang mewakili orang tua dan pembela konsumen bertanya model mana yang terpengaruh, dan seorang agen jurnalis menafsirkan keheningan tersebut sebagai "perusahaan sudah tahu". Seputar draf B, agen masih mengkritik penundaan tersebut, tetapi percakapan bergeser ke pertanyaan praktis tentang proses penggantian. Laporan analis mencatat bahwa draf B mengurangi spekulasi tetapi perusahaan harus siap menjelaskan mengapa masalah tersebut tidak diumumkan lebih awal.
Tim tersebut memutuskan untuk menggunakan draf B, menambahkan garis waktu yang jelas tentang kapan masalah tersebut ditemukan, dan menyiapkan jawaban atas pertanyaan "mengapa begitu terlambat?". Mereka tidak menganggap hasilnya sebagai jaminan, tetapi mereka memasuki pengumuman sebenarnya dengan pesan yang lebih teruji.
Batasan dan praktik yang baik
- Input membentuk output. Agen bereaksi terhadap isi dokumen Anda. Saat ini mereka tidak membaca berita secara langsung, jadi tambahkan liputan atau latar belakang yang relevan sendiri.
- Hipotesis, bukan kepastian. Sebuah simulasi menunjukkan reaksi yang masuk akal, bukan angka pasti dari keluhan atau berita utama.
- Ulangi dan bandingkan. Jalankan beberapa varian dan cari pola yang konsisten.
- Padukan dengan pertimbangan matang. Tinjauan hukum, umpan balik pelanggan yang sebenarnya, dan pengalaman tim Anda tetap penting.
Untuk analisis langsung dan berkelanjutan terhadap serangan informasi terkoordinasi beserta rekomendasi respons, InfoDome menawarkan proyek khusus berdasarkan permintaan; baca selengkapnya di artikel kami tentang simulasi rumor dan disinformasi . Untuk melatih pernyataan Anda sendiri sekarang, buka konsol InfoDome , unggah skenario dan draf Anda, dan jelaskan apa yang ingin Anda prediksi. Paket ini berharga €29 per bulan, termasuk anggaran penggunaan AI bulanan dan dapat dibatalkan kapan saja.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Bisakah saya menggunakan simulasi krisis sebelum krisis benar-benar terjadi?
Ya, itulah tujuan utamanya. Anda dapat berlatih menyampaikan pernyataan terkait risiko yang mungkin terjadi atau menguji komunikasi seputar peluncuran, restrukturisasi, atau perubahan harga yang berisiko sebelum semuanya dipublikasikan.
Seberapa cepat saya bisa mendapatkan hasilnya?
Hal ini bergantung pada ukuran dokumen Anda dan jumlah putaran. Sesi singkat dengan 10 putaran adalah pengecekan awal yang baik; sesi yang lebih panjang menunjukkan bagaimana debat berkembang.
Apakah simulasi tersebut dapat memprediksi judul berita di media?
Tidak sepenuhnya. Ini menunjukkan sudut pandang dan frasa mana yang dipilih dan diulang oleh agen, termasuk agen yang mirip media, yang membantu Anda mengantisipasi kemungkinan pembingkaian daripada judul berita yang tepat.
Bisakah saya menguji pernyataan yang sama untuk audiens di berbagai negara?
Ya. Anda dapat memilih hingga 10 negara audiens, dan agen dibagi secara merata di antara negara-negara tersebut, sehingga Anda dapat melihat apakah pernyataan tersebut diterima secara berbeda di berbagai pasar.